Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Helius Jakub Swałtek, ul. Zawiła 17, 32-070 Czernichów, operator SolarneOgrodzenia.pl. Pytania dotyczące danych, żądania usunięcia i zgłoszenia problemów z pocztą kieruj na biuro@solarneogrodzenia.pl. W zgłoszeniu podaj adres swojego konta w aplikacji; nie przesyłaj haseł ani kluczy dostępowych.

Polityka dotyczy użytkowników panelu oraz osób, których dane są wprowadzane do ofert i kart klientów. Nie zastępuje zasad prywatności dostawcy Twojej skrzynki.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Konto użytkownika: adres e-mail używany do logowania, rola i stan dostępu.
• Dane wprowadzone do panelu: dane kontaktowe klientów, konfiguracje i ceny ofert, notatki, zadania, dokumenty PDF i wybrane załączniki.
• Połączenie Google: potwierdzony adres skrzynki, identyfikator konta Google i nazwa profilu, zaszyfrowane uprawnienie pozwalające odnowić dostęp do wysyłki oraz stan połączenia.
• Wysyłka: przygotowana przez Ciebie wiadomość, odbiorca, temat, wskazane dokumenty, nadawca, data, status i identyfikator potwierdzenia wysyłki. Przechowujemy historię operacji wykonanych w aplikacji.
• Dane techniczne niezbędne do działania i ochrony usługi: informacje o sesji, adres IP i dane żądań przetwarzane przez infrastrukturę dostawców.

3. Po co i na jakiej podstawie

Dane służą do udostępnienia panelu uprawnionym osobom, przygotowania i aktualizowania ofert, kontaktu z klientem, wysyłania wybranych dokumentów, prowadzenia historii współpracy oraz ochrony usługi. Podstawą jest wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązek prawny, gdy ma zastosowanie (lit. c), oraz prawnie uzasadniony interes administratora polegający na organizacji sprzedaży, obsłudze zapytań, rozliczalności i bezpieczeństwie (lit. f). Zgoda jest podstawą tylko tam, gdzie rzeczywiście jest wymagana (lit. a).

Zezwolenie Google na połączenie skrzynki jest osobną autoryzacją techniczną. Nie jest ogólną zgodą na marketing. Użytkownik odpowiada za posiadanie podstawy do kontaktu ze wskazanym odbiorcą.

4. Dostęp do Google i Gmail

Połączenie poczty jest dobrowolne. Aplikacja prosi o openid, email i profile, aby potwierdzić tożsamość wybranej skrzynki, oraz https://www.googleapis.com/auth/gmail.send, aby wysyłać wiadomości zatwierdzone w panelu oraz ich firmowe kopie opisane poniżej. Potwierdzenie odbywa się bezpośrednio w Google. Nie podajesz nam hasła do Gmaila lub Google Workspace.

Uprawnienie gmail.send jest używane wyłącznie do wysyłki przygotowanych ofert, aktualizacji i ich załączników na wskazany adres oraz do odrębnej wysyłki kopii firmowych z połączonej przez administratora skrzynki organizacji. Aplikacja nie korzysta z niego do odczytu wiadomości. Nie pobieramy folderów Gmaila, kontaktów Google ani plików z Dysku Google. Dane profilu nie służą do profilowania reklamowego.

Skrzynka handlowca jest przypisana do konkretnego użytkownika panelu. Odrębne połączenie firmowe może utworzyć i obsługiwać wyłącznie administrator. Nadawca jest ustalany na podstawie adresu potwierdzonego przez Google. Dostęp jest odnawiany po stronie serwera, aby nie wymagać logowania do Google przy każdej zatwierdzonej wysyłce.

5. Ograniczone wykorzystanie danych Google

Korzystanie przez SolArne — poczta handlowców PL z informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz przekazywanie tych informacji innym aplikacjom jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use.

Nie sprzedajemy danych Google, nie używamy ich do reklam, oceny zdolności kredytowej ani uczenia ogólnych modeli sztucznej inteligencji. Nie udostępniamy ich do niezwiązanych usług. Dostęp personelu do danych połączenia jest ograniczony do niezbędnej obsługi i ochrony usługi, zgodnie z zasadami Google; nie przeglądamy skrzynek użytkowników.

6. Komu przekazujemy dane

Google otrzymuje dane potrzebne do autoryzacji i wysyłki Gmail API, w tym wskazaną wiadomość oraz załączniki. Cloudflare zapewnia hosting aplikacji, uwierzytelnianie, bazę danych i przechowywanie plików. Dokumenty i wiadomości otrzymują odbiorcy wybrani przez użytkownika. Po przyjęciu wiadomości do klienta przez dostawcę poczty jej treść i załączniki są także przekazywane do upoważnionych firmowych skrzynek archiwalnych w celu dokumentowania ofert i organizacji sprzedaży. Kopia zawiera pierwotnego nadawcę i adres klienta; jest wysyłana osobno z firmowej skrzynki, a nie jako BCC ze skrzynki handlowca. Konfiguracja i historia tej wysyłki są dostępne wyłącznie administratorowi. Upoważnieni użytkownicy panelu widzą dane zgodnie z rolą i przydziałem klientów; administrator zarządza dostępem i obsługą zgłoszeń.

Jeżeli użytkownik wybierze inną funkcję przekazania dokumentu, np. udostępnienie pliku lub WhatsApp, dokument trafia do wybranej usługi i odbiorcy po wykonaniu tej czynności. Podłączenie Gmaila samo w sobie nie włącza takiego udostępniania. Dane mogą być też przekazywane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.

7. Przechowywanie i bezpieczeństwo

Połączenia są szyfrowane podczas przesyłania. Token odnawiający dostęp do Google jest szyfrowany w bazie i związany z kontem użytkownika. Nie trafia do przeglądarki ani do arkusza cen. Klucz szyfrujący i sekret aplikacji Google są przechowywane w sekretach serwerowych Cloudflare. Stosujemy uwierzytelnianie panelu, kontrolę aktywnych kont i uprawnienia do dokumentów.

Dane połączenia są używane do czasu odłączenia skrzynki, cofnięcia dostępu lub zakończenia korzystania z funkcji. Treść wiadomości z załącznikami jest przechowywana również jako firmowa kopia i w kolejce jej doręczenia. Brak firmowego połączenia lub błąd wysyłki może opóźnić doręczenie kopii. Dane konta, ofert, kopii firmowych i historii zachowujemy przez okres potrzebny do obsługi współpracy, wyjaśnienia zdarzeń, obowiązków prawnych i dochodzenia lub obrony roszczeń. Okres zależy od celu i podstawy przetwarzania; zakończenie połączenia poczty nie usuwa automatycznie ofert. Wnioski o usunięcie rozpatrujemy z uwzględnieniem tych podstaw. Kopie bezpieczeństwa dostawców podlegają ich cyklom przechowywania i odtwarzania.

8. Odłączenie skrzynki i usunięcie danych

Wybierz „Moja poczta” → „Odłącz swoją skrzynkę” i potwierdź. Aplikacja usuwa aktywny token połączenia z bazy, blokuje kolejne wysyłki i próbuje cofnąć uprawnienie w Google. Dostęp możesz niezależnie usunąć na stronie połączeń konta Google. Jeśli Google cofnęło dostęp, ponowna wysyłka wymaga ponownego połączenia.

Odłączenie nie wycofuje wiadomości, które zostały już wysłane, nie usuwa ich z kont odbiorców ani z folderu „Wysłane” i nie kasuje dokumentów ofert. Aby usunąć konto lub powiązane dane z panelu, napisz na adres administratora wskazany powyżej.

9. Miejsce przetwarzania i Twoje prawa

Infrastruktura Google i Cloudflare działa międzynarodowo, więc dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dostawcy opisują stosowane mechanizmy ochrony i transferu, w tym standardowe klauzule umowne lub decyzje o odpowiednim stopniu ochrony, w swoich warunkach: Google i Cloudflare. Informacje dotyczące danego przetwarzania i zabezpieczeń można uzyskać u administratora.

Na zasadach wynikających z RODO możesz żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę, jeżeli stanowi podstawę, możesz wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl. Nie podejmujemy na podstawie danych Google zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani nie stosujemy profilowania reklamowego.

10. Cookies i aktualizacje

Publiczne strony informacyjne nie używają reklam ani narzędzi analitycznych. Prywatny panel i Google używają mechanizmów sesji oraz plików cookie niezbędnych do logowania i bezpiecznego połączenia skrzynki. Dalsze informacje o mechanizmach dostawców zawierają ich polityki prywatności.

Aktualną wersję polityki udostępniamy pod tym adresem, z datą zmiany. O istotnych zmianach sposobu korzystania z danych Google informujemy przed ich wdrożeniem; dodatkowy dostęp wymaga odpowiedniego zezwolenia użytkownika.